Sobre Perfis de acesso ao sistema

Preocupado com a manipulação de dados na sua clinica?

Temos a solução ideal para você. O nosso controle de acesso te permite escolher o perfil mais adequado para cada colaborador da sua instituição. Temos disponível os perfis de gestor, profissional de saúde, auxiliar, recepção, enfermagem, faturista, caixa e marketing e financeiro. Cada perfil possui um conjunto de funções que limita o acesso conforme o seu papel na clínica. 

Vamos entender mais especificamente quais as permissões padrões para cada perfil na sequência abaixo. 

Perfil de Gestor

O gestor possui a maior responsabilidade na clinica, por este motivo, possui o maior nível de acesso do sistema. Ele tem acesso a todas as agendas da clinica, bem como configuração de horários delas, também consegue realizar operações especiais, como voltar o status do agendamento mesmo depois que o paciente começou a ser atendido, fazer agendamentos fora da programação normal da agenda, realizar agendamentos retroativos e é o único perfil que pode incluir ou retirar usuários (fator que altera o valor cobrado pelo sistema). No cadastro de pacientes ele pode desativar ou unificar cadastros. 

Adicionalmente, o gestor possui um conjunto de regras por padrão definidos em cada módulo da plataforma, conforme a descrição abaixo. 

• Faturamento após emitir o orçamento o gestor consegue retornar o status para realizar as alterações necessárias. Ele também consegue inserir desconto no valor dos procedimentos ou no pagamento geral. Nas ordens de serviço o gestor possui as autorizações especiais para alterar as informações de pagamento como data de vencimento. O gestor também pode cancelar notas fiscais, caso necessário.
• Chat/WhatsApp - o gestor é único perfil que consegue acessar as configurações, modificar o número do WhatsApp, selecionar os usuários que terão acesso ao chat, criar grupos de atendimento, criar etiquetas (tags), adicionar respostas rápidas e definir uma mensagem inicial para saudação.
• Atendimento - é mais utilizado pelos profissionais de saúde, mas o gestor pode utilizar esse módulo para criar modelos de documentos como atestado, receita, laudos, depois eles poderão ser utilizados pelo profissionais de saúde. Dentro do atendimento ele também pode criar variáveis e listas de única escolha.
• Prontuário - o gestor tem acesso a todos os dados de cadastro, anotações administrativas, histórico financeiro, histórico de agendamentos e aos arquivos administrativos, do paciente.
• Financeiro - é o módulo onde o gestor pode gerenciar suas contas, analisando os recebimentos, cadastrado despesas, impostos e transferências entre contas. 
• TISS - o gestor pode criar guias de atendimento para encaminhar aos convênios posteriormente, também pode criar e gerenciar lotes de guias. 
• Marketing - o gestor pode acompanhar os indicadores de envios de mensagens de SMS, e-mail e WhatsApp. Ele também pode criar campanhas definindo o público alvo, mensagem, horários e meio que esta será enviada. Também pode ver as notificações de mensagem enviadas e as repostas recebidas dos pacientes.

O menu de configurações é exclusivo do gestor. Lá ele pode modificar o plano de assinatura, emitir o boleto de pagamento; modificar os dados gerais da clinica; cadastrar fichas clinicas; gerenciar os planos de saúde e operadoras; criar tabelas de preços;  modificar as configurações de contas bancárias e boletos; inserir informações para emissão de nota fiscal e definir o comportamento padrão para SMS e mensagens automáticas;

O gestor também é considerado responsável financeiro pela clinica, por isso, e-mails de cobrança são encaminhados para o mesmo. Algumas das operações solicitadas ao nosso suporte com grau de criticidade maior, passam pela aprovação dos gestores da instituição.

Perfil Profissional de Saúde

Os profissionais de Saúde são considerados prestadores de serviço ou colaboradores da clínica. O acesso deste perfil possui algumas limitações, para que não afete o funcionamento correto da instituição.

No módulo agenda, o profissional de saúde possui acesso somente as agendas que ele possui algum vínculo, não conseguindo por padrão, visualizar as agendas dos colegas. Ele não pode modificar os seus horários, caso precise, deve entrar em contato com o gestor da clinica. O profissional de saúde pode incluir agendamentos, com exceção dos retroativos; ele pode manipular o status do agendamento ao conseguir dar inicio e finalização de um atendimento. 

No cadastro do paciente o profissional pode atualizar os dados de cadastro; visualizar informações sobre plano de saúde; criar anotações e lembretes; Visualizar guias ou ordens de serviço, vinculadas ao seu acesso. É possível retirar o acesso aos dados cadastrais do paciente como acesso ao número de telefone e e-mail.  

Abaixo segue maiores detalhes do perfil Profissional de Saúde em outros módulos da plataforma. 

• Faturamento o profissional de saúde pode criar ordens de serviço; acrescentar e remover, procedimentos e pagamentos; A visualização ou listagem de ordens de serviços ficam restritas ao vinculo com o profissional de saúde, sendo assim, o mesmo não terá acesso a ordens de serviço vinculadas a outros profissionais. 
• Chat/WhatsApp o profissional poderá trocar mensagens com outros membros da equipe de trabalho, como por exemplo a secretária, caso o gestor permita, ele também poderá entrar em contato com os pacientes através do WhatsApp.
• Atendimento o profissional terá acesso a um dashboard com números referentes a atendimentos, a lista de pacientes cadastrados na clinica, aos horários de atendimentos. Ele poderá acompanhar a fila de atendimento em tempo real, verificando o status dos pacientes daquele dia. Ele também poderá criar modelos de documentos como, por exemplo, atestado inserindo variáveis que será substituídas pelos dados de cada pacientes, automatizando o seu trabalho futuramente. O módulo também conta com algumas configurações que poderão ser acessadas pelo profissional.   No módulo de prontuário o profissional terá acesso a todas as informações do atendimento com exceção do dashboard. Acessando ajustes/configurações o profissional poderá modificar as suas informações de perfil, como informações profissionais, dados pessoas, endereço, dados de contato e senha. 
• Relatórios o profissional poderá ter acesso as informações relacionadas aos seus atendimentos. Na aba agenda poderá ver, agendamentos por situação, tempos de atendimento, faltas sem remarcação, análise de agendamentos, faltas por agenda, análise de atendimentos por mês. Na aba prontuário poderá acompanhar os documentos emitidos aos pacientes. Na aba convênios terá acesso aos relatórios, extrato analítico de procedimentos e resumo de processamentos de convênios. Na aba auditória ele poderá acompanhar as pendencias nos lançamentos de dados.

 

Perfil Enfermagem

Este perfil é similar ao perfil de profissional de saúde e permitirá seus usuários a ler o prontuário de pacientes e fazer o registro de documentos em geral, entretanto não dará permissão para realizar registro de conduta médica ou emissão de prescrições.

Perfil auxiliar

O perfil auxiliar é direcionado aos colaboradores da clinica que são responsáveis pela organização da agenda, comunicação com os pacientes e lançamentos financeiros. Resumidamente uma junção entre caixa e recepção, função geralmente assumida pela(o) secretária(o).  

A auxiliar poderá atualizar os dados do pacientes, ter acesso aos arquivos administrativos, as ordens de serviço e guias emitidas, para determinado paciente. Ele também pode incluir novos pacientes. Abaixo, acompanhe a listagem de permissões por módulo da plataforma. 

• Agenda, o auxiliar poderá gerenciar a agendas de todos os profissionais da instituição, inserindo, modificando e desmarcando, os agendamentos. O auxiliar não poderá retornar o status de agendamentos, ou seja, caso o paciente esteja em atendimento, o auxiliar não pode modificar o status para espera novamente, isso evita erros operacionais no sistema. O auxiliar também não poderá realizar agendamentos retroativos,  ou seja, anteriores ao dia atual. O auxiliar também não poderá alterar as configurações de horário estabelecidas nas agendas.
• Faturamento, o auxiliar poderá criar orçamentos (prévias) já inserindo os procedimentos e condições de pagamentos. O auxiliar não poderá voltar o status do agendamento, após emitido, ele só poderá avançar o fluxo para aprovação. Ele também poderá emitir ordens de serviços, inserindo os procedimentos e lançamentos financeiros. Caso precise ele poderá remover as informações de pagamento, mediante justificativa solicitada no momento da remoção, está poderá ser verificada pelo gestor no caso de uma auditória. O auxiliar poderá emitir notas fiscais, mas o cancelamento não poderá ser realizado pelo mesmo. O auxiliar também não poderá modificar algumas datas de lançamentos financeiros.
• Chat o auxiliar poderá se comunicar com os pacientes através do WhatsApp ou chat interno. Também poderá se comunicar com os membros da equipe através do chat interno. O auxiliar poderá marcar as conversas com tags, inserir comentários e marcar outras pessoas nas conversas.
• TISS o auxiliar pode criar guias de convênios e visualizar as guias emitidas.
• Configurações ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso. 
• Relatórios o auxiliar terá acesso a aba agenda, faturamento e personalizado. Na aba agendas ele terá acesso aos relatórios, agendamento por situação, pacientes x meios de comunicação, faltas sem remarcação, faltas por agenda, bloqueios na agenda. Na aba faturamento, ele poderá visualizar os relatórios, fechamento de caixa, fechamento de caixa detalhado e produtividade por profissional. Na aba personalizado, ele poderá visualizar os relatórios de comissões por profissional produção diária por profissional e produtividade por profissional (personalizado). Em todos estes relatórios os dados são limitados aos últimos 7 dias. 

Perfil de Marketing

O perfil marketing tem acesso a todas as funcionalidades do próprio módulo (Marketing). Este perfil pode visualizar o painel de controle com todas os número de e-mails, SMS e WhatsApp. Criar contatos independente da lista de pacientes. Criar mensagens para campanhas por diferentes tipos, e-mail, SMS e WhatsApp. Criar novas campanhas definido regras de envio, para segmentar o público, definir datas e selecionar a mensagem a ser enviada. Acompanhar as notificações de mensagens enviadas. Visualizar as respostas enviadas pelos pacientes. Pode editar as mensagens do sistema que são encaminhadas por SMS/WhatsApp e e-mail, também desabilitar as que não deseja. 

No módulo de Relatórios existe uma sessão (aba) dedicada a fornecer as informações de marketing. O perfil marketing pode encontrar os relatórios: Efetividade de campanhas; Mensagens por tipo de envio; Quantitativo de mensagens; Estatística de eventos de acesso ao sistema.

Nas configurações ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso.  

Perfil Recepção

O perfil recepção é direcionado aos colaboradores da clinica que são responsáveis pela organização de agenda e comunicação com os pacientes.   

O recepcionista poderá atualizar os dados dos pacientes, ter acesso aos arquivos administrativos, para determinado paciente. Ele também pode incluir novos pacientes. Abaixo, acompanhe a listagem de permissões por módulo da plataforma. 

• Agenda, o recepcionista poderá gerenciar a agendas de todos os profissionais da instituição, inserindo, modificando e desmarcando, os agendamentos. O recepcionista não poderá retornar o status de agendamentos, ou seja, caso o paciente esteja em atendimento, o recepcionista não pode modificar o status para espera novamente, isso evita erros operacionais no sistema. O recepcionista também não poderá realizar agendamentos retroativos,  ou seja, anteriores ao dia atual ou alterar as configurações de horário estabelecidas nas agendas. Para otimizar o atendimento o recepcionista poderá gerar ordens de serviço ou lançar guias TISS para que o caixa ou auxiliar possa receber o pagamento.
• Chat ele/ela poderá se comunicar com os pacientes através do WhatsApp ou chat interno. Também poderá se comunicar com os membros da equipe através do chat interno. O auxiliar poderá marcar as conversas com tags, inserir comentários e marcar outras pessoas nas conversas.
• Configurações ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso. 
• Relatórios o auxiliar terá acesso a aba agenda. Na aba agendas ele terá acesso aos relatórios, agendamento por situação, pacientes x meios de comunicação, faltas sem remarcação, faltas por agenda, bloqueios na agenda. Em todos estes relatórios os dados são limitados aos últimos 7 dias. 

 

Perfil Caixa

O perfil caixa é direcionado aos colaboradores da clinica que são responsáveis exclusivamente pelos lançamentos financeiros. O caixa poderá atualizar os dados dos pacientes, ter acesso aos arquivos administrativos, as ordens de serviço e guias emitidas, para determinado paciente. Ele também pode incluir novos pacientes. Abaixo, acompanhe a listagem de permissões por módulo da plataforma. 

• Faturamento, o caixa poderá criar orçamentos (prévias) já inserindo os procedimentos e condições de pagamentos. O caixa não poderá voltar o status do agendamento, após emitido, ele só poderá avançar o fluxo para aprovação. Ele também poderá emitir ordens de serviços, inserindo os procedimentos e lançamentos financeiros. Caso precise ele poderá remover as informações de pagamento, mediante justificativa solicitada no momento da remoção, está poderá ser verificada pelo gestor no caso de uma auditória. O caixa poderá emitir notas fiscais, mas o cancelamento não poderá ser realizado pelo mesmo. O caixa também não poderá modificar algumas datas de lançamentos financeiros.
• Chat o caixa poderá se comunicar com os pacientes através do WhatsApp ou chat interno. Também poderá se comunicar com os membros da equipe através do chat interno. O auxiliar poderá marcar as conversas com tags, inserir comentários e marcar outras pessoas nas conversas.
• TISS o auxiliar pode criar guias de convênios e visualizar as guias emitidas.
• Configurações ele poderá modificar suas informações do perfil, foto, dados pessoais, contatos, planos de saúde, alteração de senha de acesso.
• Relatórios o caixa aba faturamento, cadastros e personalizado. Na aba faturamento, ele poderá visualizar os relatórios, fechamento de caixa, fechamento de caixa detalhado e produtividade por profissional. Na aba cadastros ele terá acesso ao relatório tabela de preços. Na aba personalizado, ele poderá visualizar os relatórios de comissões por profissional produção diária por profissional e produtividade por profissional (personalizado). Em todos estes relatórios os dados são limitados aos últimos 7 dias. 

 

Perfil Faturista

Este perfil libera o acesso ao módulo TISS e registro de guias no sistema para faturamento de convênios. O faturista poderá criar e organizar os lotes a serem enviados para o convênios, bem como realizar o faturamento, baixa e controle de glosas.

Obs.: Para acrescentar os perfis enfermagem, faturista, caixa e recepcionista à sua clínica é necessário realizar a solicitação de ativação através do suporte do sistema. Após a liberação estes perfis ficarão disponíveis para você associar aos usuários que desejar.

Ainda tem alguma dúvida sobre o controle de acesso? Entre em contato conosco através do suporte! Estamos sempre a disposição para te atender!